Załatwianie spraw urzędowych rzadko należy do przyjemności. W Warszawie, gdzie codziennie setki osób składają wnioski w urzędach stanu cywilnego, wydziałach komunikacji czy sądach, czas i dokładność mają ogromne znaczenie. Każdy brakujący dokument czy niepoprawne tłumaczenie oznacza konieczność kolejnej wizyty, wydłużenie procedury, a czasem nawet dodatkowe koszty. W przypadku dokumentów sporządzonych w języku obcym obowiązuje prosta zasada – wszystkie muszą zostać przedstawione w tłumaczeniu przysięgłym. To wymóg, który powtarza się we wszystkich warszawskich urzędach i którego nie można pominąć.
Jakie dokumenty podlegają obowiązkowemu tłumaczeniu
Warszawskie urzędy codziennie spotykają się z dokumentami pochodzącymi z zagranicy. Do najczęściej składanych należą:
- akty stanu cywilnego – urodzenia, małżeństwa, zgonu. Potrzebne np. przy ślubach z cudzoziemcami, rozwodach czy sprawach spadkowych,
- akty notarialne i pełnomocnictwa – wykorzystywane przy transakcjach nieruchomości, podziałach majątku, sprawach sądowych,
- dokumenty samochodowe – dowody rejestracyjne, faktury, umowy kupna-sprzedaży, zaświadczenia o wyrejestrowaniu pojazdu,
- dokumenty edukacyjne – świadectwa, dyplomy, suplementy, składane przez studentów i pracowników aplikujących na uczelnie lub do firm za granicą,
- dokumentacja medyczna – konieczna np. w sprawach ubezpieczeniowych czy przy leczeniu poza Polską.
Każdy z tych dokumentów, jeśli został wystawiony w języku obcym, musi zostać przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego. Zwykłe tłumaczenia, nawet poprawne merytorycznie, nie zostaną zaakceptowane.
Najczęstsze błędy klientów i ich konsekwencje
Warszawskie urzędy odrzucają dokumenty najczęściej z powodu kilku powtarzających się błędów:
1. Zwykłe tłumaczenie zamiast przysięgłego
To podstawowy problem. Wielu klientów próbuje oszczędzić czas i pieniądze, zlecając tłumaczenia zwykłe. Urząd takiego dokumentu nie przyjmie i całą procedurę trzeba zaczynać od nowa.
2. Brak apostille lub legalizacji
Dokumenty spoza Unii Europejskiej wymagają dodatkowego poświadczenia w kraju pochodzenia. Jeśli go zabraknie, nawet najlepsze tłumaczenie nie wystarczy.
3. Niepełna dokumentacja
Przykładem jest niemiecki dowód rejestracyjny pojazdu, który składa się z dwóch części. Dostarczenie tylko jednej automatycznie blokuje rejestrację auta w Warszawie.
4. Różnice w danych osobowych
Nazwisko zapisane inaczej w paszporcie i w akcie urodzenia? Urząd zwróci uwagę na każdą taką rozbieżność. Tłumacz przysięgły ma obowiązek zaznaczyć to w tłumaczeniu, ale jeśli klient nie wyjaśni sprawy wcześniej, wniosek może zostać odrzucony.
Jak przygotować się do złożenia dokumentów
Najlepszym sposobem, aby uniknąć problemów, jest odpowiednie przygotowanie dokumentacji:
- sprawdź wymogi konkretnego urzędu – każdy urząd w Warszawie może mieć drobne różnice w wymaganych dokumentach,
- zadbaj o komplet – złóż wszystkie oryginały i tłumaczenia, łącznie z zaświadczeniami dodatkowymi,
- zleć tłumaczenia wcześniej – czas oczekiwania na wizytę w urzędzie i na tłumaczenia może się nakładać. Lepiej działać z wyprzedzeniem niż stresować się w ostatniej chwili,
- wybierz doświadczone biuro tłumaczeń – profesjonaliści wiedzą, jakie błędy pojawiają się najczęściej i potrafią im zapobiec.
Przykłady z praktyki
Pan Michał sprowadził samochód z Niemiec i chciał zarejestrować go w Warszawie. Dostarczył tylko jedną część dowodu rejestracyjnego i zwykłe tłumaczenie umowy wykonane przez znajomego. Wydział komunikacji odrzucił wniosek. Dopiero po uzupełnieniu braków i wykonaniu tłumaczenia przysięgłego sprawa mogła być zakończona, co opóźniło rejestrację o kilka tygodni.
Pani Anna z kolei planowała ślub z Francuzem. Wiedziała, że akt urodzenia i zaświadczenie o zdolności prawnej muszą zostać przetłumaczone przysięgle. Dzięki temu już podczas pierwszej wizyty w USC wszystkie dokumenty zostały przyjęte, a termin ślubu ustalono bez problemów.
Dlaczego warto zlecić tłumaczenie profesjonalistom w Warszawie
Profesjonalne biuro tłumaczeń to gwarancja, że dokumenty zostaną przełożone poprawnie, zgodnie z wymogami i w terminie. Dodatkowym atutem jest doświadczenie we współpracy z warszawskimi urzędami – profesjonalne biura wiedzą, na co urzędnicy zwracają uwagę i jakie błędy pojawiają się najczęściej.
Profesjonalne biura tłumaczeń powinny oferować:
- tłumaczenia przysięgłe w językach: angielskim, niemieckim, francuskim i wielu innych,
- szybkie terminy realizacji,
- możliwość odbioru dokumentów w Warszawie oraz wysyłkę w całej Polsce,
- doradztwo w zakresie przygotowania dokumentacji do urzędów.
Procedury urzędowe w Warszawie bywają skomplikowane, ale wiele problemów można wyeliminować, jeśli od początku zadba się o prawidłowe tłumaczenia dokumentów. Profesjonalne biuro tłumaczeń pozwala uniknąć opóźnień, dodatkowych kosztów i niepotrzebnego stresu. Dlatego zamiast ryzykować, warto zlecić tłumaczenia przysięgłe ekspertom i mieć pewność, że dokumenty zostaną przyjęte przez urząd za pierwszym razem.
Artykuł powstał przy współpracy z langease.pl
